Chaque appel décroché
Pendant les interventions, les pics d’appels ou hors horaires.
Cas d’usage du standard téléphonique IA Capture d'appels hors horaires
Gestion des appels hors horaires 24/7
Le bureau ferme. La ligne peut continuer à répondre.Le soir, le week-end ou pendant une fermeture, Kalyvox accueille l’appel, comprend la demande et applique le scénario que vous avez prévu.
Comment Kalyvox traite les appels de votre métier
Pensé pour votre métierLe standard suit le vocabulaire, les priorités et les suites propres à votre activité.
Règles selon le motif
Urgence, devis, rendez-vous ou demande courante peuvent suivre des parcours différents.
Contexte utile conservé
Votre équipe récupère le motif, les informations et la prochaine action après l’appel.
Avant / après
Ce qui change quand les appels capture d'appels hors horaires sont traités immédiatement.
Donner une réponse différente quand l’équipe est fermée
Conserver le contexte pour le prochain rappel
Déclencher une alerte selon vos propres critères
Kalyvox répond pendant que votre équipe est indisponible.
Le motif, les coordonnées et le contexte utile arrivent dans une demande structurée.
Les appels urgents suivent la règle de transfert ou d’escalade que vous avez configurée.
Sur le terrain
Là où ce scénario d’appel se dégrade habituellement.
Les détails changent selon le métier. Le problème reste le même : le téléphone sonne précisément quand votre équipe est déjà occupée.
Donner une réponse différente quand l’équipe est fermée
Le scénario hors horaires peut remplacer le parcours de journée : accueil adapté, collecte d’informations, message ou autre règle configurée.
Conserver le contexte pour le prochain rappel
Le motif, les coordonnées et les informations prévues dans votre scénario restent disponibles pour reprendre la demande à l’ouverture.
Déclencher une alerte selon vos propres critères
Certaines réponses peuvent générer une notification ou un transfert si vous l’avez configuré. Kalyvox ne décide pas seul qu’une situation est urgente.
Gérer soirées, week-ends et fermetures prévues
Les règles peuvent suivre vos horaires configurés afin d’éviter d’utiliser le même traitement à toute heure.
Pendant l’appel
L’appelant explique son besoin. Kalyvox le transforme en demande exploitable.
Un prospect appelle vendredi soir pour demander un devis alors que le bureau est fermé.
Appel entrant EN DIRECT
Capture d'appels hors horairesMotif détecté
PrioritéAppliquée selon vos règles
Prochaine actionTransfert · rendez-vous · rappel
Résumé d’appel
QUALIFIÉLes informations utiles restent regroupées.
Motif, coordonnées, réponses et prochaine action restent attachés à la même demande.
Prêt pour votre équipe
Routage
AppelantKalyvoxÉquipe
Transfert lorsque le bon interlocuteur accepte
Contexte conservé lorsqu’un rappel est nécessaire
Suite configurée
Un appel, une prochaine action claire.
Kalyvox répond avec le scénario hors horaires, recueille le projet et les coordonnées puis transmet la demande selon la règle configurée. L’équipe dispose du contexte au moment du rappel.
DEMANDE QUALIFIÉE
Le contexte est déjà là.
Un prospect appelle vendredi soir pour demander un devis alors que le bureau est fermé.
Kalyvox répond avec le scénario hors horaires, recueille le projet et les coordonnées puis transmet la demande selon la règle configurée. L’équipe dispose du contexte au moment du rappel.Comparer
Secrétariat externe vs standard IA : le comparatif
Quel standard téléphonique choisir pour votre activité de capture d'appels hors horaires ?
CritèreSecrétariat externaliséKalyvox
DisponibilitéHeures de bureau 24h/24, 7j/7
Coût mensuel800 – 1 200 €/mois À partir de 89 €/mois + usage
Qualification des appelsPrise de message simple Détection d'intention + extraction de critères
PersonnalisationScript fixe Questions dynamiques adaptées au contexte
Prise de rendez-vousManuelle, selon disponibilité du standard Agenda synchronisé, RDV fixé pendant l’appel
Capacité d'appels simultanésLimité au nombre d'opérateurs Illimité
Au-delà du décrochage
L’appel peut se terminer avec la suite déjà engagée.
Réserver dans l’agenda connecté
Kalyvox vérifie les disponibilités et inscrit directement le créneau lorsque le scénario le permet.
Intégration agendaRouter l’appel vers la bonne personne
L’appelant est transféré selon le motif détecté et les règles de disponibilité que vous avez configurées.
Voir les fonctionnalitésEnvoyer la demande dans vos outils
Email, SMS, Zapier et workflows connectés permettent à la demande de continuer après l’appel.
Voir les intégrationsFonctionnement
Comment gérer les appels en dehors des horaires d’ouverture ?
Le principe n’est pas seulement de décrocher 24/7 : le scénario doit savoir que l’équipe est fermée et adapter précisément la suite de l’appel.
1. Reconnaître la période
Les horaires configurés déterminent si Kalyvox utilise le parcours de journée ou le scénario hors horaires.
2. Comprendre la demande
Kalyvox identifie le motif et recueille les informations prévues même lorsque personne n’est disponible.
3. Appliquer la règle hors horaires
Prise de message, alerte ou transfert configuré : la suite dépend du motif, de l’horaire et de vos règles.
4. Préparer la reprise
Les informations collectées permettent à l’équipe de reprendre la demande avec son contexte lors du prochain traitement.
Données utiles
Quelles informations peuvent être qualifiées ?
- Motif de l’appel
- Nom et coordonnées
- Date et heure
- Informations métier prévues
- Critères d’alerte
- Destinataire éventuel
- Suite à donner
Cas fréquents
Des appels différents, des suites différentes.
Demande commerciale le soir
Le besoin et les coordonnées sont recueillis pour permettre un rappel contextualisé.
Appel pendant le week-end
Le scénario configuré pour cette période s’applique sans solliciter inutilement l’équipe.
Critère nécessitant une alerte
Une notification ou un transfert est déclenché uniquement lorsque vos règles le prévoient.
Destinataire indisponible
Le fallback prévu prend le relais et conserve les informations utiles.
Questions fréquentes
Questions fréquentes
Comment Kalyvox gère-t-il les appels hors horaires ?
Vous configurez un scénario associé à vos horaires de fermeture. Kalyvox peut alors accueillir l’appel, identifier le motif, recueillir les informations prévues et appliquer la suite définie.
Kalyvox peut-il répondre 24h/24 et 7j/7 ?
Oui, le service peut répondre en continu. Le comportement dépend ensuite des horaires et règles que vous avez configurés pour chaque période.
Peut-on avoir un accueil différent le soir ou le week-end ?
Oui. Le scénario hors horaires peut utiliser des consignes et un parcours différents de ceux appliqués pendant les heures d’ouverture.
Que reçoit l’équipe après un appel hors horaires ?
Selon votre configuration, elle peut retrouver le motif, les coordonnées et les informations recueillies pendant l’appel, avec les alertes prévues.
Peut-on transférer certains appels même lorsque le bureau est fermé ?
Oui si vous avez configuré un destinataire et une règle de transfert pour ces situations. Sinon Kalyvox peut appliquer un autre fallback, comme la prise de message.
Comment Kalyvox traite-t-il une demande urgente hors horaires ?
Vous définissez les critères qui déclenchent une alerte ou un transfert. Kalyvox applique ces règles sans évaluer lui-même la gravité de la situation.
Ressources
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